كيف يتم عمل القيد المحاسبي على نظام ERP | شرح عملي للمحاسبين
كيف يتم عمل القيد المحاسبي على نظام ERP للمحاسبين
يعتقد كثير من المحاسبين أن عمل القيد المحاسبي على نظام ERP مثل عمل القيد في الدفاتر أو الإكسل. وهذا غير صحيح.
في نظام ERP يوجد نوعان من القيود، ونوع واحد فقط هو الذي تقوم بعمله يدوياً. أما 90% من القيود فيقوم النظام بتنفيذها تلقائياً.
هذا الشرح المبسط من إعداد أبو فارس المصري – تدريب ERP معتمد 01043776188
أولاً: أنواع القيود في نظام ERP
1. القيد التلقائي – وهو الأهم ويمثل 90% من العمل
هذا القيد لا تكتبه بيدك، بل يقوم النظام بإنشائه تلقائياً عندما تقوم بتنفيذ أي عملية في أي قسم.
أمثلة:
عندما تقوم بعمل فاتورة مشتريات، أنت فقط تختار اسم المورد وتختار الأصناف. النظام يقوم تلقائياً بإنشاء القيد التالي:
من حساب المخزون أو المشتريات
إلى حساب المورد
وعندما تقوم بعمل فاتورة مبيعات، أنت تختار العميل والصنف فقط. النظام يقوم تلقائياً بإنشاء قيدين:
قيد المبيعات:
من حساب العميل
إلى حساب المبيعات
إلى حساب ضريبة القيمة المضافة
وقيد التكلفة:
من حساب تكلفة المبيعات
إلى حساب المخزون
وعندما تقوم بعمل سند قبض من عميل، تختار العميل والخزينة والمبلغ فقط. القيد يتم تلقائياً:
من حساب الخزينة
إلى حساب العميل
القاعدة الذهبية في محاسبة ERP: أنت لا تفكر كمدخل قيود، بل تفكر كمنفذ عملية. تقوم بعملية بيع أو شراء أو قبض، والنظام يحولها إلى قيد محاسبي.
2. القيد اليدوي – ويمثل 10% فقط من العمل
هذا هو القيد الذي تقوم بكتابته يدوياً في شاشة القيود، ويستخدم في حالات محددة فقط مثل:
- قيود إهلاك الأصول الثابتة
- قيود الرواتب الشهرية
- قيود المخصصات
- قيود تسوية العهد والسلف
- قيود فروق العملة
- قيود الإقفال السنوي
ثانياً: خطوات عمل القيد اليدوي على نظام ERP
سواء كنت تعمل على Odoo أو Zoho books أو SAP Business One أو اي ERP system، شاشة القيد اليدوي تتكون من جزأين:
الجزء الأول: بيانات رأس القيد
- التاريخ: تاريخ القيد المحاسبي
- الدفتر اليومي: تختار دفتر اليومية العامة أو دفتر المشتريات أو المبيعات
- المرجع: تكتب وصفاً واضحاً للقيد، مثلاً: قيد إهلاك أصول شهر مايو 2026
الجزء الثاني: سطور القيد وهو الأهم
كل سطر في القيد يحتوي على:
- الحساب: تختاره من شجرة الحسابات
- مركز التكلفة: تحدد القيد يخص أي مشروع أو فرع أو قسم. وهذه أهم ميزة في ERP لمعرفة ربحية كل مشروع
- الشريك: إذا كان الحساب يخص عميلاً أو مورداً تختار اسمه
- الوصف: وصف مختصر للسطر
- المبلغ: المدين والدائن
شروط القيد الصحيح على ERP:
- مجموع المدين يجب أن يساوي مجموع الدائن
- يجب اختيار مركز التكلفة إذا كانت الشركة تعمل بنظام مراكز التكلفة
- لا يمكن ترحيل قيد في فترة مالية مقفلة
ثالثاً: أمثلة عملية لقيود يدوية على ERP
مثال 1: قيد إهلاك أصل ثابت
لديك سيارة إهلاكها الشهري 5000 جنيه
من حساب مصروف إهلاك سيارات – مركز تكلفة الإدارة – مدين 5000
إلى حساب مجمع إهلاك سيارات – دائن 5000
مثال 2: قيد رواتب
إجمالي الرواتب 100000 جنيه، التأمينات 10000، السلف 5000، والصافي 85000
من حساب مصروف رواتب وأجور – مدين 100000
إلى حساب هيئة التأمينات الاجتماعية – دائن 10000
إلى حساب ذمم العاملين – سلف – دائن 5000
إلى حساب البنك أو الرواتب المستحقة – دائن 85000
مثال 3: قيد تسوية عهدة
موظف كان معه عهدة 10000 جنيه، صرف 7000 جنيه بفواتير وأعاد الباقي للخزينة
من حساب مصاريف متنوعة – مدين 7000
من حساب الخزينة – مدين 3000
إلى حساب عهدة الموظف – دائن 10000
رابعاً: أخطاء شائعة يجب أن تتجنبها
1. عمل قيد يدوي لعملية لها شاشة مخصصة:
لا تقم بعمل قيد يدوي لفاتورة مبيعات. يجب أن تقوم بعمل فاتورة مبيعات من شاشة المبيعات. إذا قمت بعمل قيد يدوي، المخزن لن يتأثر وكشف حساب العميل لن يتحدث.
2. نسيان مركز التكلفة:
إذا قمت بعمل القيد بشكل صحيح لكن نسيت اختيار مركز التكلفة، تقرير ربحية المشروع سيظهر صفراً.
3. اختيار حساب عام بدلاً من حساب تفصيلي:
لا تختار حساب العملاء العام، بل يجب أن تختار حساب العميل نفسه مثل العميل أحمد.
خامساً: كيف تتأكد أن القيد صحيح بعد ترحيله؟
بعد عمل أي قيد، قم بهذه المراجعات السريعة:
- افتح ميزان المراجعة وتأكد أن الحسابات تأثرت
- افتح دفتر الأستاذ العام للحساب وتأكد أن القيد ظهر فيه
- افتح كشف حساب العميل أو المورد إذا كان القيد يخصه
- افتح تقرير مراكز التكلفة وتأكد أن القيد ظهر في مركز التكلفة الصحيح
الخلاصة
عمل القيد في نظام ERP أسهل من المحاسبة العادية، لكنه يحتاج إلى تفكير مختلف.
في المحاسبة العادية أنت تفكر: من حساب إلى حساب.
في محاسبة ERP أنت تفكر: ما هي العملية التي أقوم بها؟ بيع أم شراء أم قبض؟ والنظام سيقوم بتحويلها إلى قيد.
90% من عملك كمحاسب ERP هو تنفيذ عمليات من شاشات المبيعات والمشتريات والمخازن، والنظام يقوم بعمل القيود. و 10% فقط هي قيود يدوية للإهلاك والرواتب.
إذا أردت مشاهدة فيديو عملي يشرح شاشة القيود على Odoo أو Zoho books وكيفية عمل قيد يدوي بمركز تكلفة بطريقة صحيحة، يمكنك التواصل:
واتساب: 01043776188 – تدريب ERP معتمد مع أبو فارس المصري
أرسل كلمة “قيد ERP” وسيتم إرسال فيديو تعليمي مجاني وخطة التدريب كاملة.
